Planmatig Werken: definitie en toepassing

Definitie

Planmatig werken is een lichtgewicht raamwerk dat mensen, teams en organisaties helpt waarde te genereren door praktische oplossingen voor complexe problemen. Kort gezegd vereist planmatig werken dat een Team Coach een omgeving creëert waarin:

• Een product eigenaar het werk ordent in een werkvoorraad.
• Het team een selectie van het werk omzet in een waardevol product tijdens een werkplan.
• Het team en zijn belanghebbenden de resultaten inspecteren en aanpassen volgens het werkplan.

Planmatig werken is eenvoudig. Beoordeel of de filosofie, theorie en structuur leiden tot SMART doelen (Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Relevant en Tijdgebonden) en tot een duurzame toename van waarde. 

Het raamwerk is opzettelijk incompleet en definieert alleen de onderdelen die nodig zijn om de theorie toe te passen . Planmatig werken is opgebouwd uit de gezamenlijke intelligentie van de mensen die het gebruiken en stuurt relaties en interacties in plaats van gedetailleerde instructies te geven.

Verschillende processen, technieken en methoden kunnen binnen het raamwerk worden gebruikt. Planmatig werken omarmt bestaande praktijken of maakt ze overbodig, en helpt de doeltreffendheid van management- en werktechnieken zichtbaar te maken zodat verbeteringen kunnen worden aangebracht.

Theorie

Planmatig werken is gebaseerd op proefondervindelijk en efficiënt denken. Proefondervindelijk werken stelt dat kennis voortkomt uit ervaring en dat beslissingen worden genomen op basis van waarnemingen. Efficiënt denken richt zich op het verminderen van verspilling en het focussen op de essentie.

Planmatig werken volgt een iteratieve, pragmatische aanpak om voorspelbaarheid te optimaliseren en risico’s te beheersen. Het betrekt groepen mensen die samen de nodige vaardigheden en expertise hebben en deze naar behoefte delen of verwerven.

Planmatig werken omvat vier formele gebeurtenissen voor inspectie en aanpassing binnen een omvattend gebeurtenis, het werkplan. Deze gebeurtenissen implementeren de pijlers van transparantie, inspectie en aanpassing.

Pijlers van planmatig werken

1. Transparantie

   • Het proces en werk moeten zichtbaar zijn voor degenen die het uitvoeren en ontvangen.
   • Beslissingen worden genomen op basis van de waargenomen staat van de drie formele lijsten.
   • Transparantie stelt inspectie in staat; zonder transparantie is inspectie misleidend en verspilling.

2. Inspectie

   • De lijsten en voortgang naar doelen worden regelmatig geïnspecteerd om ongewenste variaties te detecteren.
   • Planmatig werken biedt ritme in de vorm van vijf gebeurtenissen voor inspectie.
   • Inspectie zonder aanpassing is zinloos; inspectie maakt aanpassing mogelijk.

3. Aanpassing

   • Afwijkingen of onaanvaardbare resultaten vereisen aanpassingen in proces of materialen.
   • Aanpassingen moeten snel worden uitgevoerd om verdere afwijkingen te minimaliseren.
   • Aanpassing is moeilijker zonder bevoegde en zelfsturende teams (autonomie). Teams moeten zich aanpassen op basis van nieuwe inzichten door inspectie.

Waarden van planmatig werken 
Succesvol gebruik van planmatig werken hangt af van de naleving van vijf waarden:

1. Betrokkenheid,
2. Focus,
3. Openheid,
4. Respect
5. Moed.

Het team zet zich in voor het bereiken van doelen en ondersteunt elkaar. De primaire focus ligt op het werk van het werkplan om de beste voortgang te boeken. Ze zijn open over werk en uitdagingen, respecteren elkaar als capabele, onafhankelijke mensen en hebben de moed om het juiste te doen en moeilijke problemen aan te pakken.

Team

De fundamentele eenheid van planmatig werken is een klein, multidisciplinair en zelfsturend team, bestaande uit: 

• één Team Coach,
• één Product eigenaar,
• meerdere Teamleden.

Het team is klein genoeg om wendbaar te blijven, meestal niet meer dan 9 personen, en groot genoeg om significant werk binnen een werkplan te voltooien. Ze delen hetzelfde product doel, werkvoorraad en product eigenaar en zijn verantwoordelijk voor alle product gerelateerde activiteiten.

Specifieke rollen binnen het team

1. Teamleden

   • Verantwoordelijk voor het creëren van elk aspect van een bruikbaar product binnen elk werkplan.
   • Creëren een plan (samen met de product eigenaar) voor het werkplan, houden zich aan de “definitie van klaar”, passen dagelijks hun plan aan en houden elkaar verantwoordelijk.
   • Zorgen voor transparantie
     
     

2. Product eigenaar

   • Maximaliseert de waarde van het product dat voortkomt uit het werk van het team.
   • Beheert de werkvoorraad,
   • Communiceert het product doel,
   • Ordent de werkvoorraad en houd zich aan de “definitie van gereed”
   • Zorgt voor transparantie.
     
     

3. Team Coach

   • Verantwoordelijk voor de implementatie van planmatig werken
   • Effectiviteit van het team.
   • Coacht het team in autonomie,
   • Zelfmanagement en cross-functionaliteit,
   • Verwijdert belemmeringen,
   • Zorgt voor planmatig werken-gebeurtenissen.
     
     

Planmatig werken gebeurtenissen

• Werkplan

  • Container voor alle andere gebeurtenissen, met een vaste lengte van één maand of minder.
  • Begint direct na het vorige werkplan en omvat
    • Werkplan planning,
    • Dag-starts,
    • Werkoverleg,
    • Werkplan evaluatie.
      
      

• Werkplan planning

  • Team Coach start de planning dat uitgevoerd moet worden met het Team en de Product eigenaar .
  • De Product eigenaar definieert het werkplan doel, selecteert werkorders en plant de levering met het Team.
    
    

• Dag-start

  • Dagelijks 15-minuten evenement om de voortgang te inspecteren en het plan aan te passen.
    
    

• Werkevaluatie

  • Inspecteert het resultaat van het werkplan en bepaalt toekomstige aanpassingen.
  • Het team presenteert resultaten aan belanghebbenden,
  • Product eigenaar nodigt klanten uit,
  • Het team identificeert nuttige veranderingen om de effectiviteit te verbeteren en voegt deze toe aan de werkplanlijst.
  • Product eigenaar past de werkvoorraad aan. 
    
    
• Werkoverleg
  
  Het doel van het werkoverleg is om manieren te plannen om de kwaliteit en effectiviteit te verhogen. 
  Het uitvoeringsteam inspecteert hoe het laatste werkplan is verlopen met betrekking tot:
  • individuen, 
  • interacties, 
  • processen, 
  • tools, 
  • Definitie van klaar.
  
  Geïnspecteerde elementen variëren vaak met het werkdomein. Veronderstellingen die hen op een dwaalspoor brachten, worden geïdentificeerd en hun oorsprong wordt onderzocht. Het team bespreekt wat er goed ging tijdens het werkplan, welke problemen het tegenkwam en hoe die problemen werden (of niet werden) opgelost.

Het team identificeert de meest nuttige veranderingen om de effectiviteit te verbeteren. De meest impactvolle verbeteringen worden zo snel mogelijk aangepakt. Ze kunnen zelfs worden toegevoegd aan de werkplanlijst voor het volgens het werkplan.

Planmatig werkenlijsten

1. Werkvoorraad

   • Een geordende lijst van wat nodig is om het product te verbeteren.
   • Werkvoorraad werkorders (definitie van gereed) zijn klaar voor selectie tijdens een werkplan planning.
     
     

2. Werkplan Lijst

   • Bestaat uit het werkplan doel, geselecteerde werkorders , taken en een plan voor de levering.
     
     

3. Product Doel

   • Beschrijft een toekomstige staat van het product en dient als doel voor het team.

Toezeggingen binnen planmatig werken

• Voor de werkvoorraad is dat het product doel.
• Voor de werkplanlijst is dat het werkplan doel.
• Voor het product is dat de definitie van klaar.

Deze toezeggingen versterken de waarden en proefondervindelijke aanpak van planmatig werken, en zorgen voor transparantie en focus binnen het team en voor belanghebbenden.