Doel van de taakuitwerking sessie

Het werkorder overleg, ook wel bekend als de “refinement” in Scrum, heeft als doel om de werkorders in de werkvoorraad verder te verfijnen en te prioriteren. Dit zorgt ervoor dat de werkorders duidelijk en gedetailleerd genoeg zijn om te worden opgepakt in een Werkplan.

Stappen voor het werkorder overleg

1. Voorbereiding

   • Product eigenaar: Bereidt de werkvoorraad  voor door ervoor te zorgen dat deze voldoen aan de Definitie van Gereed. Dit betekent dat elke werkorder voldoende gedetailleerd moet zijn en voorzien van acceptatiecriteria.
   • Teamleden: Bestuderen vooraf de werkvoorraad zodat ze goed voorbereid zijn op de sessie.
     
     

2. Opening van het overleg

   • Team Coach: Start het overleg en stelt het doel van de taakuitwerkingsessie vast met de product eigenaar. Verduidelijkt de tijdsduur van het overleg (meestal 1-2 uur, afhankelijk van de frequentie van het overleg).
   • Product eigenaar: Introduceert de werkorders die voor taakuitwerking zijn geselecteerd.
     
     

3. Bespreking en verfijning van werkvoorraad

   • Product eigenaar: Legt elke werkorder uit en beantwoordt vragen van het team.
   • Teamleden: Stellen vragen, bespreken details en geven feedback. Identificeren onduidelijkheden en zorgen ervoor dat elke werkorder voldoende details en taken bevat om de hoeveelheid werk te kunnen inschatten.
   • Team Coach: Faciliteert de discussie, zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt, taken zijn gemaakt en bewaakt de tijd.
     
     

4. Prioriteren en schatten

   • Product eigenaar: Helpt het team bij het prioriteren van de werkorder op basis van waarde, risico en afhankelijkheden.
   • Teamleden: Schatten de grootte van elke werkorder door middel van bijvoorbeeld Planning Poker. Dit helpt om de werkdruk beter in te schatten en voor te bereiden voor de volgende werkplan.
     
     

5. Acties en nazorg

   • Team Coach: Noteert eventuele actiepunten en zorgt ervoor dat deze worden opgevolgd.
   • Product eigenaar: Werkt de werkvoorraad bij op basis van de input van het team en past de prioriteiten aan indien nodig.
     
     

6. Afronding

   • Team Coach: Vat de belangrijkste punten van het overleg samen en bedankt het team voor hun input en inzet.
   • Product eigenaar: Verduidelijkt welke klantvragen klaar zijn voor het volgende werkplan en welke mogelijk nog verdere verfijning nodig hebben.

Tips voor een effectieve taakuitwerking

• Zorg voor een regelmatig werkorder overleg (bijvoorbeeld wekelijks) om een gestroomlijnde werkvoorraad te behouden.
• Betrek alle teamleden actief om een breed scala aan perspectieven en expertise te benutten.
• Beperk de tijd per werkorder om het overleg gefocust en productief te houden.
• Gebruik visuele hulpmiddelen zoals whiteboards of digitale tools om ideeën en informatie duidelijk te presenteren.

Deze procedure kan worden aangepast aan de specifieke behoeften en dynamiek van het team, maar biedt een basisstructuur voor het effectief uitvoeren van een werkorder.

Deze procedure maakt gebruik van de termen en bewoordingen zoals beschreven in “wat is Werkstroom“​​.

Nederlandse Termen

• Product Backlog = Werkvoorraad
• Definition of Ready (DoR) = Definitie van Gereed
• Sprint Planning = Werkplan Planning
• Daily Scrum = Dag-start
• Sprint Review = Werkevaluatie
• Sprint Retrospective = Werkplan Evaluatie