Beheren van belanghebbenden en communicatie
Scenario: 
Een groot telecombedrijf is bezig met de ontwikkeling van een nieuwe mobiele app die klanten in staat stelt om hun abonnementen te beheren, facturen in te zien en extra diensten te kopen. De app is een belangrijk strategisch initiatief, omdat het bedrijf zijn klantenervaring wil verbeteren en de interactie met klanten wil vereenvoudigen.
Uitdaging: Er zijn verschillende teams en belanghebbenden bij dit project betrokken, waaronder de juridische afdeling, marketing, en customer support. Elk van deze afdelingen heeft zijn eigen prioriteiten en verwachtingen van wat de app moet kunnen. De juridische afdeling is bijvoorbeeld vooral bezorgd over de naleving van privacywetten, terwijl het marketingteam focust op de mogelijkheden voor combinatieverkoop. De klantenservice wil dat de app eenvoudig te gebruiken is, zodat klanten geen problemen ondervinden en de druk op het callcenter afneemt. Deze uiteenlopende prioriteiten zorgen voor verwarring en conflicterende eisen voor het ontwikkelteam.
Actie van de product eigenaar: Om de verschillende belangen op één lijn te krijgen, besluit de product eigenaar om een reeks regelmatige terugkoppelsessies te organiseren, waarbij vertegenwoordigers van elke afdeling aanwezig zijn. In deze sessies kan elke belanghebbende zijn input geven en bespreken welke functionaliteiten en prioriteiten voor hen het belangrijkst zijn. De product eigenaar luistert aandachtig naar hun zorgen, vraagt door om hun onderliggende behoeften te begrijpen, en werkt vervolgens samen met hen om een gezamenlijke visie voor de app te formuleren.
Deze visie wordt vertaald naar een product routekaart die de belangrijkste mijlpalen en prioriteiten voor het ontwikkelingsteam schetst. De product eigenaar zorgt ervoor dat deze routekaart duidelijk en transparant is, zodat alle betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten. Bovendien communiceert hij regelmatig over de voortgang van de ontwikkeling, zodat belanghebbenden altijd op de hoogte zijn van de status van hun prioriteiten.
Daarnaast organiseert de product eigenaar regelmatige demo’s van de app-in-ontwikkeling, zodat belanghebbenden terugkoppeling kunnen geven op de functionaliteiten die tot nu toe zijn ontwikkeld. Deze terugkoppeling wordt vervolgens gebruikt om verdere verbeteringen aan te brengen en de app te verfijnen voordat deze live gaat.
Resultaat: Door regelmatig en gestructureerd te communiceren met alle belanghebbenden, slaagt de product eigenaar erin om hun verwachtingen effectief te managen en conflicten te minimaliseren. Het ontwikkelingsteam werkt efficiënter, omdat ze duidelijke richtlijnen hebben over wat ze moeten bouwen en waarom. De betrokkenheid van de verschillende afdelingen zorgt ervoor dat de uiteindelijke app aan de behoeften van zowel de gebruikers als het bedrijf voldoet. De app wordt met succes gelanceerd en krijgt positieve reacties van zowel klanten als interne stakeholders.