Stap 4. Beperk werk in uitvoering.

BEPERK JE WERK IN UITVOERING

Het klinkt misschien tegenstrijdig, maar door je werk in uitvoering te beperken, kun je meer werk sneller afronden. Hoe meer je in meerdere taken tegelijkertijd duikt, hoe minder effectief je wordt.

WERK IN UITVOERING (WIU) kan worden gedefinieerd als alle taken waaraan je momenteel werkt. Hoewel vaak geprezen in de huidige cultuur, heeft taakwisseling — ook wel taakwisseling of contextwissel genoemd — minder goede effecten. Het jongleren met gelijktijdig werk maakt je niet productiever. Het maakt je gewoon meer afgeleid.

Elke keer dat je aandacht naar een andere taak overschakelt, gaat je brein door een neurologische opwarmperiode die voorkomt dat je volledig aanwezig bent bij je werk. Fouten en vertraging nemen toe. De belasting van multitasking op het team als geheel manifesteert zich in herhaaldelijk geherprioriteerd werk. Te veel werk in uitvoering leidt ook tot steeds grotere wachtrijen, wat de productiviteit verder vermindert.

De praktijk van het beperken van je werk in uitvoering is wat dit een werkstroomsysteem maakt in plaats van een visuele takenlijst. Door WIU-limieten te gebruiken, kun je de stroom van werk door de processtappen die je op je bord hebt gedefinieerd, verbeteren. Het beperken van WIU helpt ook om de aandacht van het team te richten op gedeelde doelen en samenwerking aan te moedigen. Minder werk in uitvoering zorgt voor kortere terugkoppeling binnen het proces en geeft meer flexibiliteit om te leren van hoe je werk door het systeem stroomt, waardoor je onderweg aanpassingen kunt maken.

HANDIGE TIPS
Het is niet belangrijk dat werknemers bezig blijven; het is belangrijk dat het werk blijft voortgaan.

Het bereiken van een WIU-limiet is geen mislukking of een probleem dat vermeden moet worden. Integendeel, het is een kans om je systeem zo aan te passen dat het het team en de effectiviteit ten goede komt.

Je zou regelmatig tegen je WIU-limieten moeten aanlopen. Als dat niet het geval is, zijn ze waarschijnlijk niet laag genoeg. Betrokkenheid van het team is cruciaal; laat het team zijn eigen WIU-limiet instellen.

WIU-limieten zullen onze culturele neiging tot multitasking niet voorkomen, maar ze zullen je wel de nadelen laten zien die taakwisseling op je werk kan hebben.

Werkstroom streeft ernaar om werk door je proces te “trekken” in plaats van te “duwen”.

Een duwsysteem “duwt” voltooid werk naar de volgende stap, terwijl een treksysteem werk “trekt” van de voorgaande stap alleen wanneer er capaciteit is.

Het beperken van WIU op basis van capaciteit (een treksysteem) kan helpen om het werk soepel door het bord te laten stromen tegen een optimaal tempo. Het duwen van grote hoeveelheden werk in het systeem verstopt het en vertraagt alles (en leidt vaak ook tot slechte kwaliteit).

BENODIGDHEDEN
Je team, in een kring rondom het werk op het bord.

TIJD
Reserveer 30 minuten. Je kunt meer of minder tijd nodig hebben, afhankelijk van de grootte van je team en hoeveel werk er momenteel in uitvoering is.

ACTIVITEIT
Overweeg hoe een stuk werk door je systeem stroomt door te kijken naar een kaart die recent de status “Klaar” heeft bereikt. Kies bij voorkeur een kaart waaraan meerdere teamleden hebben gewerkt terwijl het door de meeste gedefinieerde werkstroom stappen op je bord bewoog.

Vraag: “Hoe lang duurde het om die kaart te voltooien?” Voor dit voorbeeld stellen we dat er 10 dagen zijn verstreken tussen het moment dat de kaart op het bord werd geplaatst en het bereiken van de “Klaar” kolom. (Dit staat bekend als de werktijd van een kaart.)

Vraag nu aan iedereen die aan de kaart heeft gewerkt hoeveel tijd zij er actief aan hebben besteed. Je zult waarschijnlijk een veel kleiner getal horen. Voor dit voorbeeld zeggen we dat je team in totaal zes uur actief aan de kaart heeft gewerkt. Waarom duurde het dan 10 dagen om de kaart te voltooien? Een reden om te overwegen zijn wachtrijen. Toen stap één klaar was, wachtte de kaart 1,5 dagen voordat iemand het oppakte om aan stap twee te beginnen. De kaart ging op deze manier verder totdat het de “Klaar” kolom bereikte. Het is vrij gebruikelijk — en soms zelfs erger — dat een kaart 85 procent van de tijd in een wachtrij doorbrengt. Door WIU-limieten te gebruiken, kun je de grootte van de wachtrijen in je proces verminderen, zodat elk werkorder sneller van stap naar stap beweegt.

HANDIGE TIPS

Werkstroom streeft ernaar om werk door je proces te “trekken” in plaats van te “duwen”.

Een duwsysteem “duwt” voltooid werk naar de volgende stap, terwijl een treksysteem werk “trekt” van de voorgaande stap alleen wanneer er capaciteit is.

Het beperken van WIU op basis van capaciteit (een treksysteem) kan helpen om het werk soepel door het bord te laten stromen tegen een optimaal tempo. Het duwen van grote hoeveelheden werk in het systeem verstopt het en vertraagt alles (en leidt vaak ook tot slechte kwaliteit).

OPMERKING

Dit is waarom veel werkstroomteams een “niet inschatten” reputatie hebben verworven. Zodra je inziet dat het vragen aan mensen om in te schatten hoeveel tijd iets zal kosten slechts een klein percentage uitmaakt van de werkelijke tijd die nodig is om het werk te voltooien, voelen veel mensen de vrijheid om te stoppen met het schatten van kleine tot middelgrote taken en zich in plaats daarvan te concentreren op het verbeteren van de doorvoer van het werkstroomsysteem.

Als team identificeer je alle wachtrijen in je proces. (Elke plaats waar een overdracht plaatsvindt, is hoogstwaarschijnlijk een verborgen wachtrij.) Identificeer nu de grootste wachtrijen. 

Voeg een WIU-limiet toe aan je bord om te proberen de grootte van een of meer van de grootste wachtrijen te verkleinen. Je kunt de WIU-limiet toevoegen aan de kolom met de wachtrij, of je kunt ontdekken dat het toevoegen van een WIU-limiet aan de kolom voor of na de wachtrij de WIU beter vermindert. Als de wachtrij een subonderdeel is van een bovenliggende kolom, kun je overwegen om de WIU-limiet op de bovenliggende kolom te plaatsen. In het voorbeeldbord hierboven, dekt een WIU-limiet de “Ontwikkelen” kolom, zodat deze van toepassing is op het aantal kaarten in beide sub kolommen. 

Als een teamlid consequent verantwoordelijk is voor te veel werk werkorders , experimenteer dan met persoonlijke WIU-limieten (bijv. “Jason heeft een WIU-limiet van drie. Er kunnen op elk moment slechts drie werkorders aan hem worden toegewezen.”). Over het algemeen raden we WIU-limieten voor processtappen aan, maar als er een bepaalde persoon is die vaak overbelast is, is het gepast om persoonlijke WIU-limieten te gebruiken.

WAT TE DOEN WANNEER JE TEGEN DE WIU-LIMIET AANLOOPT

Wanneer je de WIU-limiet bereikt, stop dan met het soort werk dat aan die wachtrij toevoegt. Laat in plaats daarvan het werk door het systeem blijven stromen. Ga een teamgenoot helpen of werk aan een taak die geen WIU aan het bord toevoegt. Ga boodschappen doen. Begin aan een online cursus. Maar wat je ook doet, voeg op dit moment geen extra WIU toe.

CONCLUSIE
Het beperken van werk in uitvoering is de belangrijkste manier om je werkstroomsysteem aan te passen en de doorstroom van werk te verbeteren. Het verkleinen van de grootte en het aantal wachtrijen in het proces zal de totale WIU verlagen en ervoor zorgen dat het werk soepeler doorstroomt.