Skip to main content

Stap 1. Breng je huidige werkstroom in kaart.

VISUALISEER JE WERKSTROOM

In tegenstelling tot andere methoden die verandering vanaf het begin afdwingen, draait werkstroombeheer om evolutie, niet revolutie. Het berust op de fundamentele waarheid dat je niet kunt komen waar je wilt zijn zonder eerst te weten waar je bent.

Je eerste oefening helpt je de werkstroom van je team te definiëren en laat je zien hoe je het proces op een whiteboard kunt tekenen. Doe dit niet alleen met je team, maar ook als een team.

Elk team heeft een proces om zijn werk te voltooien, zelfs als de werkstroom zo eenvoudig is als te doen, bezig, klaar.

JE  HEBT NODIG:

Je team, in een kamer, rond een whiteboard. Whiteboard markers. Een pen/potlood en minstens vijf plakbriefjes voor elk teamlid.

TIJD:

Reserveer minstens 1 uur. Je hebt mogelijk meer tijd nodig, afhankelijk van de grootte van je team en het aantal externe contactpunten van je team. Bezuinig niet op dit deel van het proces. De werkstroom kaart oefening zal alle politiek van de groep omvatten. Veel waardevolle gesprekken zullen plaatsvinden terwijl je team zijn proces in kaart brengt.

Tip
Het is normaal dat teamleden debatteren over hoe het proces werkt en niet meteen tot een consensus komen. Zie hoe elke persoon werkt en denkt. Verschillende persoonlijkheden kunnen de voorkeur geven aan meer of minder rigiditeit. Bespreek elke reden. Moedig transparantie, respect en perspectief aan.

ACTIVITEIT

  • Elk teamlid schrijft de top drie tot vijf dingen op waaraan hij of zij bezig is, met één plakbriefje per werkorder. Wees gedetailleerd in plaats van algemeen.
  • “Het ontwerpen van een nieuwe website layout” is beter dan eenvoudigweg “Website” op je plakbriefje schrijven. Specificaties helpen het hele team de details van elk werkorder te begrijpen.
  • Elk teamlid kiest een plakbriefje uit zijn of haar selectie van huidige werkorders , plakt het op zijn of haar shirt en “wordt” dat stuk werk.

Tip
Weersta de neiging om je proces opnieuw te ontwerpen.
Let op specifieke plaatsen in je proces waar het werk niet echt onder jouw controle is. Misschien wacht het op goedkeuring van iemand buiten het team, of een werkstuk is ergens anders in behandeling.
Erken waar er wachtrijen in je proces zijn en/of waar werk zit en wacht tussen stappen. Neem deze op als stappen in je werkstroom.

Ontdek waar je werkstuk zich bevindt in het proces van je team door de volgende drie vragen te stellen:

  1. WAAR BEN IK NU?
  2. WAAR KWAM IK VANDAAN?
  3. WAAR GA IK NAAR TOE?

Zorg ervoor dat je niet alleen rekening houdt met het werk van je teamleden, maar ook hoe werk het team binnenkomt van leiders, klanten en andere delen van de organisatie.

ONTHOUD, ER IS GEEN JUIST OF FOUT PROCES.

Er is alleen het proces van je team, zo simpel of complex als het op dit moment ook mag zijn.

CONCLUSIE

Wees eerlijk over je werkstroom. Deze eerste stap draait helemaal om het maken van een momentopname van hoe je team werkt, zodat je later het grotere geheel kunt verbeteren.