Skip to main content

Stap 2. Zet werk op het bord.

VISUALISEER JE WERK

De hedendaagse beroepsbevolking is misschien uitgerust met smartphones en tablets met haarscherpe schermen, maar veel informatie komt nog steeds tot ons als woorden op een scherm. E-mails, spreadsheets, takenlijsten — tekst is overal. Hoewel het in bepaalde scenario’s past, is tekstuele informatie niet een communicatie voertuig dat in alle situaties past. De effectiviteit ervan is lager dan je misschien denkt.

Tip
Werkstroom gaat over teams die samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Wanneer je werk op het bord zet, vermijd dan het verdelen van werk per verantwoordelijke persoon. Groepeer in plaats daarvan werkorders per project, type werk of ander kenmerk.
Werkstroom helpt je de kracht van visuele informatie te benutten door gebruik te maken van plakbriefjes op een whiteboard om een “afbeelding” van je werk te creëren. Door te zien hoe je werk stroomt binnen het proces van je team, kun je niet alleen de status communiceren maar ook context voor het werk geven en ontvangen. Werkstroom neemt informatie die normaal gesproken via woorden zou worden gecommuniceerd en verandert het in breinvoer.

WAT JE NODIG HEBT

Je team. Het whiteboard met het proces van je team uit oefening één. Whiteboard markers. Een pen/potlood en een vel papier voor elk teamlid. Een overvloed aan plakbriefjes in verschillende kleuren. Een pak meerkleurige, ronde stickers. Een pak plak vlaggetjes of indextabs.

TIJD 

Reserveer 1 uur. Je kunt meer of minder tijd nodig hebben, afhankelijk van de grootte van je team en hoeveel werk er momenteel in uitvoering is.

ACTIVITEIT

  • Elk teamlid schrijft zijn of haar werkorders op een apart vel papier. Trek ongeveer vijf minuten uit voor deze taak. Een informele lijst is voldoende; probeer niet te gedetailleerd te zijn.
  • Plaats de lijsten en vergelijk, op zoek naar thema’s in het werk. Kies één persoon en analyseer eerst zijn of haar lijst. Vraag voor elk werkorders: “Wat voor soort werk is dit?” (Een ontwikkelingsteam kan bijvoorbeeld de volgende soorten werk hebben: feature, defect, user story of taak.) Terwijl je teamleden verschillende soorten werk op de eerste lijst identificeren, moeten ze hun lijsten dienovereenkomstig labelen.
  • Dit deel van de oefening gaat door totdat aan elk werkorder op elke lijst een soort werk is toegewezen.
  • Wijs een andere kleur plakbriefje toe aan elk type werk.
  • Elk teamlid zet zijn of haar lijst met werk werkorders over op afzonderlijke plakbriefjes van de juiste kleur.
  • Teamleden plaatsen hun plakbriefjes op het whiteboard in de kolom die overeenkomt met de huidige status van het werkorder.
  • Geef aan wie waaraan werkt door de namen van teamleden op de vlaggetjes/indextabs te schrijven.
  • Gebruik ronde stickers voor blokkades.

HANDIGE TIPS

Hoewel deze oefening de kleur van de kaartjes correleert met het type werk, wil je team misschien de kleur van de kaartjes gebruiken om prioriteit, bron van vraag of een ander thema uniek aan jullie werk aan te geven.

Denk na over hoe je het werk later wilt analyseren. Per Defect ? Functie? Taak? Dit zal je helpen onderscheiden welke soorten werk binnen je team aanwezig zijn.

Gebruik de taal die je binnen je team gebruikt om het werk te beschrijven.

Erken dat je verschillende prioriteiten van werk kunt hebben. Gebruik in plaats van hoog, middel en laag betekenisvolle beschrijvingen van prioriteiten die aangeven hoe je elk type werk wilt behandelen (bijv. spoed, productieherstel en wettelijke vereiste).

Doe je best om al je werk in uitvoering vast te leggen. Maak je op dit moment niet te veel zorgen over de gedetailleerdheid van werk werkorders . Je zult werkorders van verschillende grootte hebben (d.w.z. taken die meer of minder tijd nodig hebben om te voltooien) die later aan bod zullen komen.