Doel van het werkoverleg
Het werkoverleg, een regelmatig terugkerend overleg, heeft als doel de voortgang van het werk te bespreken, belemmeringen te identificeren, en de samenwerking en afstemming binnen het team te verbeteren. Dit overleg helpt het team om op één lijn te blijven en eventuele problemen tijdig aan te pakken.
Stappen voor het werkoverleg
-
Voorbereiding
- Team Coach: Zorgt ervoor dat de agenda voor het werkoverleg klaar is en deelt deze vooraf met het team. De agenda kan punten bevatten zoals voortgangsrapportages, identificatie van belemmeringen, en planning van de komende taken.
- Teamleden: Voorbereiden door hun voortgang te evalueren en na te denken over eventuele problemen of vragen die tijdens de sessie aan bod moeten komen.
-
Opening
- Team Coach: Start het overleg en herhaalt het doel van het werkoverleg, en stelt de tijdslimiet vast (meestal 30-60 minuten).
- Product eigenaar: Geeft een kort overzicht van de huidige status van de werkvoorraad en de voortgang van het werkplan.
-
Voortgangsrapportages
- Teamleden: Delen hun voortgang sinds het laatste werkoverleg, inclusief wat er is voltooid, wat nog moet worden gedaan, en eventuele problemen of belemmeringen die ze tegenkomen.
- Product eigenaar: Noteert belangrijke punten en zorgt voor transparantie in de rapportages.
-
Identificatie van belemmeringen
- Teamleden: Identificeren en bespreken belemmeringen die de voortgang van het werk vertragen of blokkeren.
- Team Coach: Faciliteert de discussie over mogelijke oplossingen en noteert actiepunten om de belemmeringen aan te pakken.
-
Planning van komende taken
- Product eigenaar: Bespreekt de werkvoorraad en prioriteert de taken voor de komende periode. Zorgt ervoor dat de taken duidelijk zijn en dat teamleden weten wat er van hen wordt verwacht.
- Teamleden: Geven input over de haalbaarheid en tijdsplanning van de voorgestelde taken.
-
Review en aanpassingen
- Team Coach: Zorgt ervoor dat de besproken actiepunten en beslissingen worden vastgelegd en dat er een plan is voor de follow-up. Bekijkt eventuele aanpassingen in de werkvoorraad of het werkplan.
- Teamleden: Bepalen samen met de Product eigenaar welke aanpassingen nodig zijn en hoe deze geïmplementeerd kunnen worden.
-
Afronding van de sessie
- Team Coach: Vat de belangrijkste punten en beslissingen van de sessie samen, bedankt het team voor hun input en inzet, en bevestigt de volgende stappen.
- Product eigenaar: Verduidelijkt de geüpdatete werkvoorraad en prioriteiten voor het komende werkplan.
Tips voor een effectieve werkoverleg sessie
- Houd de sessie gefocust en zorg ervoor dat iedereen aan bod komt.
- Moedig open communicatie aan en zorg ervoor dat alle belemmeringen worden besproken en aangepakt.
- Gebruik visuele hulpmiddelen zoals een kanban bord of digitale tools om de voortgang en taken duidelijk te presenteren.
- Documenteer alle actiepunten en zorg voor een tijdige follow-up om de voortgang te waarborgen.
Deze procedure maakt gebruik van de termen en bewoordingen zoals beschreven in het document “Werken volgens plan“.
Nederlandse Termen
- Daily Standup = Werkoverleg
- Product Backlog = Werkvoorraad
- Sprint Goal = Werkplan Doel
- Sprint Backlog = Werkplan Lijst
- Impediments = Belemmeringen
